Excel es una de las herramientas de ofimática más utilizadas en la actualidad y una de las más valoradas a la hora de solicitar determinados tipos de trabajo. Sin embargo, si no estás acostumbrado a usar este tipo de programas, es probable que te surjan dudas sobre cómo realizar distintas acciones. Si este es tu caso, ¡continúa leyendo! En este artículo te explicamos qué es un rango de Excel y cómo utilizarlo.

Excel, ¿cómo funciona?

Excel es, básicamente, una hoja de cálculo donde puedes introducir tanto datos textuales como numéricos para realizar funciones y extraer conclusiones. Es útil tanto a nivel laboral como personal: en el primer caso, te permite, por ejemplo, llevar registros, elaborar informes y realizar gráficas; en el segundo, te ayuda a organizarte mejor, entre otras cosas.

El funcionamiento de Excel es sencillo: se introducen datos en las cuadrículas y se aplican fórmulas. Sin embargo, familiarizarse con las fórmulas que se utilizan y con todas las posibilidades que esta herramienta ofrece puede llevar un tiempo y terminar con la paciencia de más de uno. Por eso, queremos explicarte algunos conceptos básicos, como qué es un rango de Excel.

Entonces, ¿qué es un rango de Excel?

Un rango de Excel es un conjunto de celdas, contiguas, es decir, que están situadas las unas al lado de las otras, y que se pueden seleccionar a la vez para aplicar la misma función a todas ellas. Es decir, si, por ejemplo, quieres realizar una suma de los datos que hay en la columna B, entre las filas 12 y 23, las celdas situadas en la columna B entre las filas 12 y 23 constituyen un rango y se representaría de la siguiente forma: B12:B23.

¿Para qué sirve un rango de Excel?

Aunque hasta ahora hemos hablado de aplicar funciones a los rangos, realmente existen otras razones por las que los rangos de Excel son útiles. Entre ellas, cabe destacar los siguientes:

  • Crear una tabla con los datos contenidos dentro de un rango.
  • Generar gráficos que te ayuden a representar datos visualmente
  • Dar formato a las celdas que estás trabajando
  • Recopilar datos para realizar informes
  • Crear tablas dinámicas

En Excel, los rangos se utilizan todo el tiempo, por lo que es importante que te familiarices con ellos.

¿Qué tipos de rangos existen?

Excel contiene 3 tipos de rangos, que se diferencian entre sí por el número de dimensiones que ocupan:

1. Rangos unidimensionales

Son aquellos que están compuestos por una única celda.

  • Ejemplos: A1, C3, H9

2. Rangos bidimensionales

Son grupos de celdas contiguas. Pueden ser tanto celdas situadas en la misma fila, en la misma columna, como en varias filas y varias columnas.

  • Ejemplos: A1:A34, B4:D9, A2:F7.

3. Tridimensionales

Son rangos que, aunque empiezan en una hoja, continúan en la siguiente.

  • Ejemplos: Hoja2:Hoja3!F3.

¿Cómo puedo seleccionar un rango?

Para seleccionar un rango de Excel, hay dos opciones recurrentes: hacerlo con el cursor o introducir los datos manualmente:

1. Introducir los datos manualmente

  • Colócate en la celda en la que quieras aplicar la función, insertar la tabla, etc.
  • Sitúate en la matriz y escribe la función o selecciona la acción que quieres aplicar. Por ejemplo: =SUMA
  • Si es una función, introduce, entre paréntesis, el número de la primera y de la última celda del rango, separadas por dos puntos. Ejemplo: (A2:B4)
  • El resultado de la función aplicada al rango elegido sería =SUMA(A2:B4)

2. Con el cursor

  • Sitúate en la celda donde empieza el rango que quieres seleccionar
  • Pulsa el botón izquierdo del ratón y arrástralo hasta la celda donde finalizará el rango.

En el caso de los rangos tridimensionales, el proceso de selección no manual varía un poco:

  • Selecciona el rango que quieres en la primera hoja.
  • Si quieres incluir varias hojas contiguas, pulsa la tecla Command si estás usando MacOS o Mayús si se trata de Windows y clica en la última hoja de la que desees seleccionar los datos.
  • Si, por el contrario, quieres elegir hojas alternas, entonces pulsa Ctrl y selecciona individualmente las hojas sobre las que se aplicarán los rangos.

Ten en cuenta que, una vez seleccionadas varias hojas, todos los cambios que efectúes se aplicarán a toda la selección.

¿Y si necesito un rango de datos que no se encuentra en filas contiguas?

En este caso, lo que debes hacer es seleccionar varios rangos de datos. Para los rangos unidimensionales, bidimensionales y tridimensionales, puedes hacerlo de manera manual, tal y como se ha indicado arriba, pero también con el ratón:

  • Selecciona con el cursor el primer rango de datos.
  • A continuación, pulsa la tecla Ctrl y, sin levantar el dedo, selecciona con el cursor los datos del segundo rango.
  • Realiza esta acción todas las veces que quieras hasta que hayas seleccionado todos los rangos que necesitas.
  • Una vez finalizada la selección, puedes dejar de pulsar la tecla Ctrl.

En este artículo te hemos contado qué es un rango de Excel, así como cómo realizar distintas acciones en función de tus objetivos. Si estás interesado en continuar profundizando en esta herramienta, en Udeka contamos con cursos de Excel que te ayudarán a conocer en detalle el funcionamiento de este programa.