La gestión de procesos y equipos es una de las tareas más complejas de cualquier empresa. No es sólo una cuestión de recursos. Optimizar el tiempo, coordinar los equipos, establecer protocolos y asignar tareas es una cuestión importante que requiere conocimientos, buen criterio y mucho tiempo para su aplicación. Descubre qué es la metodología Scrum, para qué sirve y qué perfiles existen.

 

¿Qué es la metodología Scrum?

La metodología Scrum permite un enfoque flexible de proyectos complejos desarrollados en entornos dinámicos y cambiantes. Se basa en la entrega progresiva y regular del producto final en función del valor aportado al cliente. En otras palabras, Scrum se utiliza para mejorar la colaboración entre equipos.

Es una metodología que ayuda a los equipos a aprender y organizarse a partir de la experiencia, resolviendo problemas e invitando a la reflexión sobre los éxitos y los fracasos. Todo ello gracias a un conjunto de herramientas y recursos que posibilitan que los equipos se organicen con mayor flexibilidad.

Scrum es ideal para gestionar proyectos desarrollados en entornos complejos en los que se requieren resultados rápidos y la flexibilidad es un requisito necesario.

 

Metodología Scrum: perfiles

Como ya se ha dicho, este enfoque no sería posible sin el concepto de «trabajo en equipo». Entre los roles de trabajo en Scrum encontramos el Product Owner o Scrum Master. A continuación, explicaremos cómo funciona cada uno de ellos.

 

  • Product Owner

Por un lado, tenemos al Product Owner, que representa la voz del cliente y de otras partes interesadas que no participan directamente en el proyecto. Este perfil se encarga de establecer los objetivos del proyecto y de garantizar que el equipo trabaje de forma adecuada para alcanzarlos.

 

  • Scrum Master

El propietario del producto no está solo. El Scrum Master es responsable de garantizar que los demás miembros del equipo sean capaces de gestionar sus funciones y tareas con éxito. Dirige el equipo Scrum y ayuda a garantizar que se alcancen los objetivos. En otras palabras, este perfil ayuda al equipo a mantenerse activo y productivo.

 

  • Equipo Scrum

Un equipo Scrum es un equipo que se encarga de desarrollar y entregar un producto. Su trabajo es crucial: es una estructura horizontal y autoorganizada que puede gestionarse a sí misma.

 

  • ¿Qué es una parte interesada?

Este grupo incluye perfiles que tienen interés en el producto: directores, propietarios, comerciales. Se trata de perfiles que no forman parte del equipo Scrum, pero que deben ser tenidos en cuenta.

 

Metodología Scrum: cómo funciona

Si quieres saber cómo funciona Scrum y en qué consiste esta metodología, debes saber que existe un marco de desarrollo que comienza con la elaboración de lo que se denomina product backlog. Lo explicaremos con detalle.

 

Product Backlog

El proceso comienza con la preparación del product backlog. Se trata de un documento genérico que contiene un conjunto de tareas, requisitos y características necesarias para un proyecto. Este documento puede ser modificado por cualquier miembro del equipo, pero la única persona que tiene autoridad para añadir prioridades es el Product Owner, quien es el responsable de este documento.

El autor, Mike Cohen, es un experto en la industria del software y utiliza el acrónimo «DEEP» para referirse a cada una de las etapas de un buen product backlog:

  • Detailed Approrpiately: en esta etapa, se definen los requisitos del producto que tienen características que influirán en el desarrollo del mismo.
  • Emergent: esta sección define el backlog del producto como algo que evoluciona y cambia constantemente, ya que siempre se adapta a las necesidades del cliente y, por tanto, a las decisiones del propietario del producto.
  • Estimated: Este apartado significa «estimado», ya que se refiere a una aproximación basada en el esfuerzo y el valor asociados al proyecto.
  • Prioritized: Esta sección indica que todos los artículos de la lista de productos deben ser priorizados y categorizados.

 

¿Qué es un Sprint Backlog?

Se trata de un documento que enumera las tareas a realizar y quién las llevará a cabo. Es interesante dividir las horas de trabajo necesarias para cada tarea y asignarles un precio. Si el volumen de transacciones es muy elevado, tiene sentido fijar objetivos intermedios.

Un sprint es un periodo en el que se ejecutan todas las actividades acordadas en el product backlog, incluyendo algunos de los entregables utilizados para probar el producto final.

El ciclo anterior debe repetirse hasta que se hayan entregado todos los elementos del Backlog. No debe quedar ningún tiempo improductivo entre las fases del sprint.

 

Sprint Review: qué es

Todos nuestros pasos deben ser revisables. El mismo estado y progreso se marca en Burn Down, indicando las próximas tareas y requisitos.

En esta etapa final del sprint se revisa todo el trabajo y es una buena oportunidad para obtener feedback sobre el desarrollo del producto. Puede tratarse de una reunión informal, siempre que el objetivo de la revisión del sprint sea claro: proporcionar transparencia al equipo y al cliente.

Para un sprint de cuatro semanas, suele durar unas cuatro horas. Esto significa una hora por semana. El responsable de esto es el Product Owner, mientras que el Scrum Master supervisa su ejecución y el cumplimiento de los tiempos establecidos.

 

¿Qué ocurre durante la revisión del sprint?

En esta fase, ya sabemos que el Product Owner es responsable de la revisión, y la tarea del Scrum Master es explicar los elementos del Backlog del producto y asegurarse de que se cumplen.

A continuación, el equipo de desarrollo se encarga de presentar los incrementos completados y de responder a las preguntas sobre ellos durante el sprint. Luego, se revisa el proyecto y se discuten los próximos pasos. Si el cliente responde, el Product Owner reorganiza el Product Backlog.

Por último, se realiza una revisión final del calendario, el presupuesto y el alcance del proyecto.

 

Sprint Planning Metings

¿Quién no ha perdido unas cuantas horas en una reunión poco productiva debido a una mala preparación? Esto no tiene cabida en un enfoque ágilç. Cada minuto cuesta dinero. La programación de reuniones forma parte del proceso. En esta «reunión de planificación del sprint», el Product Owner prioriza las tareas del Product Backlog.

Con estas tareas en mente, los objetivos del nuevo sprint se determinan priorizando las tareas que debe realizar el equipo Scrum y asignando tiempo a cada una de ellas. Los objetivos debían ser alcanzables y el equipo sólo se ocupaba de un número manejable de tareas.

En esta reunión se realiza un seguimiento diario del proyecto para comprobar el desarrollo de las tareas emprendidas. Es posible que haya oído hablar del Scrum Diario, que toma su nombre del idioma inglés. En esta sesión se acuerdan los objetivos para el día siguiente y se analizan los posibles problemas que limitan o dificultan directamente la consecución de los objetivos.

 

Beneficios del método Scrum

Los beneficios de Scrum son de gran alcance y tienen un impacto positivo en el equipo, las partes interesadas y la organización en su conjunto.

El trabajo en equipo se fomenta asegurando que todos los esfuerzos se dirijan a un objetivo común. Es un modelo basado en la autodisciplina y la autogestión, que tiene un impacto positivo en la responsabilidad. En términos de comunicación, este enfoque facilita la comunicación entre los miembros del equipo.

Las partes interesadas tienen más control y transparencia sobre el proyecto, lo que permite una mejor organización. El cliente puede ser informado con más detalle de lo que ocurre y no tiene que esperar un resultado final que no le convence. Los objetivos intermedios minimizan el riesgo.

En resumen, el uso de estas mejores prácticas reduce el tiempo de desarrollo de los productos, aumenta la adaptabilidad y la flexibilidad frente a las circunstancias cambiantes y la evolución de los requisitos, y por lo tanto aumenta el valor entregado al cliente.

 

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